Сеть винных ресторанов "Винтаж" в Кыргызстане, Казахстане и России сама возит вино из Европы: десятки поставщиков, сборные фуры, предоплаты и отсрочки, остатки на складе и в ресторанах. Всё это жило в таблицах, чатах и платных сервисах, которые не знали про вино ничего. За первые два месяца мы собрали одну платформу, где у каждого процесса свой раздел, сделанный под то, как команда реально работает.

Обычный путь — купить готовую CRM, таск-трекер или базу знаний и подогнать под них работу. Команда платит за места и интеграции, заполняет поля, которые ей не нужны, а то, что важно именно ей, приходится вести сбоку в таблице.

Мы сделали наоборот:

1. Человек объясняет, как он делает работу: откуда берёт цифры, что с чем сверяет, когда что-то идёт не так.
2. Эти правила превращаются в код: скрипты сами забирают данные, считают и напоминают.
3. Человеку остаётся то, где нужна голова: договориться с поставщиком, придумать мероприятие, оформить точку к осени.

Автоматизировать стоит всё, что повторяется каждый день или каждую неделю. На такие процессы тратить время человека бессмысленно.

После входа человек видит только те приложения, к которым у него есть доступ, и цифры, на которые стоит посмотреть сегодня: просроченные оплаты, фуры в пути, новых гостей. На телефоне вместо плиток список разделов и быстрый доступ.

Что сейчас есть в платформе:

• Импорт — заказы, фуры, поставщики, оплаты и задачи;
• Статистика вина — остатки, продажи и что заказывать;
• Отчёты — отчёты управляющих из iiko в один клик;
• CRM маркетинг — гости из iiko, WhatsApp и Instagram;
• Открытие франшизы — подбор помещений под новые точки;
• Документы — регламенты и пакет франшизы;
• Сомелье — винная карта и AI-сомелье для гостей;
• Администрирование — пользователи, роли и доступы.

Права настраиваются для каждого человека отдельно: какие приложения ему открыты и какие разделы он видит или может править. Чтобы не настраивать каждого с нуля, есть 7 заготовок: полный доступ, менеджер по продажам, бухгалтерия, логист, закупщик, маркетолог, партнёр. Права проверяются и в интерфейсе, и на уровне базы данных, поэтому закрытый раздел не откроется, даже если ввести адрес вручную.

Вход через Telegram. Паролей нет: бот присылает одноразовый код, человек вводит его на сайте. Внутри Telegram работает мини-приложение, так что платформой можно пользоваться с телефона без отдельного входа.

Ушёл сотрудник — одно действие. Кнопка «Отключить доступ» сразу закрывает вход на сайт, бота, мини-приложение и все разделы. Не нужно вспоминать, к каким таблицам и чатам у человека был доступ.

Самое большое приложение платформы. Здесь ведётся весь путь вина от инвойса поставщика до склада.

Обзор

Сводка на день: сколько заказов в пути и на какую сумму, ближайшие оплаты, что застряло, ближайшие дедлайны.

Реестр заказов

Главная таблица раздела. Здесь видно, что едет, что оформляется, что на анализе и что пора оплатить. Со временем реестр превращается в архив: через год можно открыть заказы поставщика и посмотреть, на каких условиях работали, как менялись цены и какие скидки он давал чаще всего.

Раньше эта информация была размазана по почте, чатам и таблицам. Теперь она в одном месте, и каждый сам настраивает себе вид таблицы: колонки, фильтры, сортировку.

Карточка заказа

Заказ открывается как страница со свойствами: статус, поставщик, откуда и куда, даты инвойса и забора, сумма, оплата, условия, паллеты, бутылки, логист, мерч, комментарий.

Свойства добавляются без программиста. Нужно новое поле — человек нажимает «Добавить свойство», выбирает тип (текст, число, выбор, теги, дата, галочка, человек, ссылка, заметка), и поле появляется у всех заказов. Раньше такая мелочь означала задачу разработчику и ожидание. Теперь система подстраивается под команду сама.

Менеджер перетаскивает PDF или фото инвойса. Нейросеть распознаёт поставщика, номер и дату инвойса, валюту, сумму, бутылки, паллеты и каждую строку с позициями. Ящики пересчитываются в бутылки, бесплатные маркетинговые бутылки отмечаются отдельно.

Дальше система сама находит поставщика и сверяет строки инвойса с его каталогом. Если позиции нет в каталоге или сумма строк расходится с итогом инвойса, она предупреждает.

На последнем шаге видно всё сразу. Одна кнопка создаёт заказ, прикрепляет файл инвойса и строит график оплат по условиям поставщика.

Так же быстро в реестр переносятся старые заказы: можно собрать в одном месте историю, которая раньше лежала по разным папкам и почтовым ящикам.

Фуры

Вино едет сборными фурами: в одну машину собираются заказы разных поставщиков. Фура в платформе — это сборка заказов с дедлайном забора. Внутри она делится на поставки, у каждой свой статус растаможки и свои таможенные документы.

Сумма, паллеты и бутылки считаются сами. Если дата забора прошла, а фура ещё не уехала, об этом напомнит колокольчик. Кнопка «Фура выехала» переводит все её заказы в логистику одним действием.

Поставщики

Все поставщики с условиями оплаты, долгами и датой последнего заказа.

В карточке поставщика собрано всё о нём: где мы с ним сейчас и какое следующее действие, расчёты (сколько мы должны, сколько наших денег у него, ближайший платёж), документы, коммерческие условия, даёт ли он мерч, история заказов и платежей.

По поставщику ведётся переписка внутри команды: комментарии с ответами и упоминаниями, уведомления приходят в Telegram. Следующее действие одной кнопкой превращается в задачу.

График оплат

График строится сам по условиям поставщика: предоплата в день инвойса, остаток через N дней после забора. Платежи разложены по срокам: просрочено, эта неделя, дальше. Есть вид календарём. Каждое утро бот присылает в Telegram просроченные оплаты и те, что наступят в ближайшие три дня.

Задачи

Таск-трекер, встроенный прямо в импорт: каждая задача привязана к заказу, у неё есть исполнитель и срок. Виды: список, канбан и календарь. Не нужно держать отдельный сервис и вручную связывать задачи с заказами.

Ассистент

ИИ-ассистент открывается сбоку на любом экране и видит, что сейчас перед человеком. Он умеет разобрать инвойс, посчитать пошлину, перевести письмо, подготовить вопросы поставщику.

Если отправить ему файлы инвойсов, он соберёт из них черновики заказов. Человек проверяет и нажимает «Создать».

Раньше пара человек вручную выгружала данные из 1С и iiko, сводила их в таблицу, и дальше эта таблица жила своей жизнью. Теперь данные приходят сами каждый день: продажи и остатки ресторанов из iiko, остатки центрального склада и отгрузки из 1С.

По каждой позиции видно:

• остаток на складе и в каждом ресторане;
• продажи за период по каждой точке;
• «хватит на N месяцев»: остаток плюс то, что уже едет, делённое на скорость продаж за последние три месяца;
• рекомендованный заказ: сколько бутылок заказать, чтобы вино не закончилось за время доставки и оформления, с округлением до целых ящиков.

Если задан бюджет, система сама ужмёт заказ, сократив позиции, которых хватит надольше остальных. Готовый заказ одной кнопкой уходит черновиками по поставщикам в «Импорт».

SOS по вину. Если ходовой позиции осталось меньше чем на два с половиной месяца и заказа на неё нет, бот пишет в Telegram. Так же он предупреждает об отрицательных остатках и о том, что данные давно не обновлялись.

Раньше 2–3 человека несколько дней собирали эту статистику, и сверка занимала 3–4 дня. Теперь данные обновляются онлайн, а человеку остаётся пара часов на выводы. Человек больше не собирает статистику. Он анализирует её: что продаётся лучше, от чего отказаться, какой план закупок строить с каждым поставщиком.

Сеть платила за коробочную CRM примерно $250 в месяц: подписка плюс по $50 за подключение WhatsApp на каждую из четырёх точек. Это около $3 000 в год за сервис, который был нужен ради одного: собирать контакты гостей и видеть переписки.

Свой раздел гостей заменяет его:

• гости подтягиваются из iiko каждый день и импортируются из Excel, дубли склеиваются по телефону;
• статусы, теги, типы сделок, канбан и таблица;
• для WhatsApp и Instagram подключение идёт через официальный API Meta, напрямую, без посредника, который берёт деньги за интеграцию. Новые контакты и переписки сохраняются в карточке гостя.

Аналитика показывает, сколько новых гостей пришло в каждом месяце и в какой точке, и как они двигаются по воронке: от первого контакта к посещению мероприятия и покупке.

Брони через Telegram. Гость бронирует стол через Telegram-бота, и бронь сразу попадает в CRM к карточке гостя.

Сэкономленные деньги можно перевести на рассылки через официальный API: они в любом случае платные, но стоят в разы дешевле подписки.

«Винтажу» нужно было найти локальных блогеров, которых стоит звать гостями на камерные гастро-вечера: живых людей из города, которые сами ходят по ресторанам и которых читают жители. Вручную это долгий поиск и просмотр сотен профилей.

Мы отдали это Claude, и за один день он прошёл всю воронку:

• собрал 4 316 профилей (Пенза — 1 588, Алматы — 2 728): 218 поисковых запросов, шесть агентов-поисковиков по заведениям, афишам, премиям, СМИ и рейтингам и «снежный ком» от 199 заведений — кого они отмечают в своих постах;
• у 2 400+ профилей снял охваты: медиану просмотров Reels, дату последнего поста и частоту публикаций, у 1 742 — скриншот ленты;
• отсеял по городу, размеру и активности: быстрый отбор по тексту прошли 1 171 человек, полную оценку со скриншотом и подписями постов — 680;
• оценил каждого по семи критериям: привязка к городу, охват, контент, готовность к бартеру, аудитория, визуал, поведение на событиях.

На выходе по каждому городу: TOP-100 и 20 в резерве, приоритетные 20 — кому писать первым, 12 гостей на первое мероприятие с готовым предложением для каждого, 10 «скрытых бриллиантов» до 10 тысяч подписчиков, кластеры пересекающихся аудиторий и 20 локальных медиа для анонсов.

Чтобы выбрать место под новый ресторан, команда раньше ездила смотреть всё подряд. Теперь объявления об аренде собираются в одну таблицу по ссылке или из Excel, и каждое помещение оценивается по 28 критериям в 6 блоках. Критерии взяты из опыта уже работающих точек.

Итог — балл от 0 до 100: от 80 зелёный, 65–79 жёлтый, ниже 65 красный. Отдельно действуют 7 стоп-факторов, которые отсекают вариант при любом балле: нет витрины, не первый этаж, нельзя вывести вытяжку, рядом школа или больница, до другого ресторана сети меньше 1,5 км и другие. Лучшие 3–5 вариантов можно сравнить рядом.

В результате на просмотр едут только помещения, которые уже прошли проверку по правилам.

Почти любой повторяющийся процесс можно автоматизировать без компромиссов коробочного сервиса. Платформа растёт вместе с командой: новый раздел появляется, когда появляется новая задача, а не когда её поддержит чужой продукт.