Раньше, чтобы понять, заработала ли студия на проекте, тимлид выгружал часы из Notion, переносил их в Google Таблицу, умножал на ставки и сверял со сметой. Теперь это делает дашборд: открываешь проект и видишь прибыль, перерасход часов, кто сколько отработал и доволен ли клиент. Весь менеджмент студии пользуется им каждый день.

PEKLO Studio — студия digital-маркетинга из Бишкека. Работает с 2016 года: performance-маркетинг, PPC, SEO, GEO (оптимизация под AI-поиск), веб- и мобильная аналитика, дизайн, кастомные проекты. Google Premier Partner.

• 30 человек в команде
• 60 активных клиентов
• 26 стран
• $200 000 рекламных бюджетов в управлении ежемесячно
• Клиенты: финтех, e-commerce, IT-стартапы, образование, медицина, туризм, телеком, доставка еды, такси.

Формулировка из ТЗ студии:

• Хотелось бы получить единый дашборд, который позволит быстро оценивать экономику каждого проекта и загрузку команды без дополнительной ручной обработки данных.

Кто будет пользоваться: тимлиды, проджект-менеджеры, операционный директор, руководители, которые отвечают за эффективность проектов.

Формулировка из ТЗ студии:Данные о проекте лежали в четырёх местах:

• Notion: кто работает над проектом и сколько часов тратит
• Google Таблица с договорами: стоимость проекта, статус оплаты, бланки заказа. Доступ только у операционного директора и админа
• Google Таблица с пакетами: цены пакетов, сколько часов каждая роль должна тратить на проект, стоимость часа
• Slack: стендапы и статусы проектов

Чтобы увидеть финансовую картину проекта, приходилось:

1. Выгрузить часы из Notion.
2. Вручную перенести их в Google Таблицу.
3. Внести финансовые данные.
4. Дождаться, пока таблица посчитает себестоимость, прибыль и перерасход.
5. Только после этого анализировать.

То есть зайти в Notion, посмотреть, кто сколько часов потратил на проект, умножить на почасовую ставку каждого, сложить и сравнить со сметой. И так по каждому проекту, каждый месяц.

Отдельная сложность — три модели продажи, и экономика в каждой считается по-своему:

• Пакетные проекты: норму часов задаёт пакет. Так продаётся большинство новых проектов.
• Почасовые: согласованное количество часов × ставка.
• Проекты без пакета: старые проекты, проданные до появления пакетов. Стоимость и норма часов у каждого своя.

Студии нужно было привести все три к одной модели: план, факт, себестоимость, прибыль, перерасход или остаток часов.

Рабочая система в Notion у студии уже была. Начал с того, что её автоматизировал:

• Личные кабинеты. Каждый сотрудник видит свои задачи и проекты, и ворклог заполняется в пару кликов.
• Автоматические отчёты. Сколько часов каждый человек отработал за неделю и месяц и на каких проектах.
• Шаблоны проектов. Новый проект заводится одинаково, без ручной сборки структуры.
• Пакеты в базе проектов. Для нового клиента выбираешь пакет из существующих или создаёшь новый. Норма часов по ролям подставляется сама.

После этого часы стали собираться сами, но деньги по-прежнему считали в таблицах. Для этого понадобился второй этап.

Откуда берутся данные

Notion «Наши люди» ─┐ сотрудники, должности, личные кабинеты, ворклоги
Notion «Проекты» ─┼─► синхронизация через Notion API ─► Supabase ─► дашборд
Пакеты и ставки ─┘ (данные (Vercel) и пользователи)

• В Notion есть страница «Наши люди» со всеми сотрудниками. Она связана с личными кабинетами и рабочими задачами. Оттуда подтягиваются задачи и ворклоги, часы суммируются.
• Отдельная база «Проекты» связана с пакетами. Система знает должность каждого человека, сколько часов на эту должность закладывает пакет и к каким проектам человек привязан в Notion. Отсюда план и факт по каждой роли.
• Данные и учётные записи пользователей хранятся в Supabase. Дашборд работает на Vercel. Кнопка «Обновить» внизу панели подтягивает свежие данные.

Ничего не вводится дважды: часы по-прежнему пишут в Notion, как привыкли, а дашборд считает всё остальное.

Экономика проектов

Главный экран, ради которого всё затевалось. По каждому проекту видно тип (пакет, почасовой, без пакета), план и факт часов, стоимость для клиента, себестоимость, прибыль, маржу, NPS и статус.

Суммы показаны в долларах и сомах: договоры в разных валютах, а курс берётся с сайта Национального банка Кыргызстана. Проекты делятся на клиентские и внутренние, чтобы внутренние задачи не прятались и тоже было видно, во что они обходятся.

Плашка «Проекты в зоне риска» отбирает проекты с убытком, низким NPS или перерасходом часов. Один клик, и на экране только то, куда нужно смотреть сейчас.

Период задаётся один раз наверху и действует на весь дашборд: день, неделя, месяц, квартал или произвольные даты. Можно открыть вчерашний день и посмотреть, кто над чем работал.
Режим «Сравнение» ставит два периода рядом.

Карточка проекта

Внутри проекта собрано всё, что раньше лежало в разных таблицах: пакет, статус оплаты, дата оплаты, дата продления, срок договора, сумма договора и сумма пакета, себестоимость, прибыль, перерасход.

Команда и часы. Кто работает на проекте, ставка каждого, план и факт часов, во сколько обошлось участие каждого человека.

Любого человека можно раскрыть и увидеть его задачи по проекту списком или календарём. По календарю сразу видно, в какие дни был пик.

История. Финансы проекта по месяцам: выручка, себестоимость, прибыль, маржа, часы план/факт. К месяцу можно оставить комментарий, например «дополнительные часы согласованы: готовили запуск новой версии», чтобы через полгода не гадать, откуда перерасход. Выгружается в Excel.

Клиент. Эту вкладку заполняет PM: NPS (удовлетворённость клиента по 10-балльной шкале) с историей замеров, ссылка на опрос, что можно предложить клиенту дополнительно (апсейл), какую услугу другого отдела (кросс-сейл), комментарий, риски, итоги ретроспективы.

Апсейл и кросс-сейл работают как подсказка для продаж. Если PPC-отдел ведёт клиенту рекламу в Google, PM видит, что можно предложить рекламу в Meta, а SEO-отдел может взять продвижение сайта.

История студии

Сводка по всем проектам за каждый месяц и квартал. Можно отфильтровать по отделу. Нужна, чтобы искать закономерности: какие проекты были убыточными, где падал NPS, почему уходили клиенты.

Загрузка команды

Каждый сотрудник — отдельная карточка: сколько часов отработал из нормы, на каких проектах и где вышел за норму проекта. PM, тимлиды и специалисты разнесены по группам, есть фильтр по отделам.

Экран «Обзор» для тимлида: часы команды, закрытые задачи, средняя загрузка. Блок «Требует внимания» подсвечивает, кто перегружен, кто простаивает и у кого резко изменилась загрузка.

Мой дашборд

Личный экран каждого сотрудника: свои часы, закрытые задачи, средний день, место в студии, проекты и задачи за период. Отчёт делать не нужно, всё собирается из ворклогов.

Карта времени

Граф: в центре человек, вокруг его проекты, вокруг проектов задачи. Размер точки соответствует количеству часов. Так сразу видно, куда на самом деле уходит время человека. При наведении показаны часы и доля задачи.

Ставки и доступ в одном месте

Ставки по должностям, личные ставки отдельных сотрудников, курс и пакеты правятся на одном экране. Любое изменение сразу пересчитывает экономику во всех разделах дашборда. Здесь же настраивается, кто может войти в дашборд и у кого права админа.

Справка и видеогайды

После каждой доработки я записывал короткое видео: куда нажимать и как пользоваться новым. Одновременно нейросеть дописывает в справку внутри дашборда, что изменилось и как это теперь работает. Инструкция не отстаёт от продукта.

Этот кейс — часть AI-направления, которое мы развиваем вместе с Пекло. Если у вас отчёты тоже собираются вручную из нескольких мест, это можно автоматизировать: дашборды экономики и загрузки, AI-боты, оптимизация процессов, повышение маржинальности.